Процедура оповещения проходит по заранее сформированной базе адресатов. Данная информация может быть импортирована из корпоративной базы данных, либо создана самостоятельно. Для каждого абонента в базе данных определено несколько целевых телефоных номеров:

• два номера для голосового оповещения;
• один номер для факсимильного оповещения;
• один номер для посылки SMS.

Для каждого телефонного номера заранее назначается источник. Источником может служить голосовой, текстовый, графический файл или файл с IVR-алгоритмом. Сформировав таблицу со списком абонентов и параметрами дозвона, система создает список заданий на осуществление рассылки по заданным номерам. В случае, если линия занята или остается без ответа длительное время, система назначает время следующей попытки вызова и обновляет запись в таблице заданий. 
Единовременно Outbound Messenger может осуществлять несколько задач. Планирование задач происходит по датам (календарю) и интервалу времени, ведутся запретные интервалы. Фактом выполненной задачи оповещения может быть как успешная передача одного сообщения абоненту, так и всех сообщений сразу. Задание считается выполненным, если количество попыток дозвона исчерпано или закончился промежуток времени, выделенный для рассылки. 

Расширенное голосовое оповещение

Самый простой и популярный способ использовать голосовое оповещение - это довести до абонента информацию в виде заранее записанного голосового сообщения. Процесс оповещения выглядит следующим образом: Smartphone выбирает очередной номер из задания, дозванивается, ждет, пока на том конце произнесут какое-либо слово, и доводит информацию до абонента. Фактом дозвона в этом случае считается момент, когда Smartphone распознал речь на том конце провода. 
Кроме заранее записанного голосового файла можно использовать текстовый файл. В этом случае Outbound Messenger динамически синтезирует текст в речь. Эта опция удобна, когда информация часто меняется, а записывать каждый раз голосовой файл не представляется возможным.
Поскольку Outbound Messenger работает на платформе Smartphone, это позволяет подключать IVR-Generator для осуществления обратной связи с абонентом. Принцип работы IVR-Generator основан на создании сценария телефонного диалога с использованием инструментальной визуальной среды. Такой сценарий позволяет строить приложения любой сложности и является одним из преимуществ Outbound Messenger. Например, с помощью интерактивного речевого меню IVR можно проводить социологические опросы по телефону, сообщать абоненту подробную информацию о задолженности, переводить вызов на секретаря и т.д. Фактом успешного оповещения в этом случае считается момент выполнения специальной команды в IVR-сценарии. 

Рассылка факсимильных сообщений

Как правило, рассылка факсимильных сообщений используется, если необходимо быстро разослать большое количество факсов. С помощью аппаратно-программного комплекса Smartphone можно добиться отправки 80 000 факсов в сутки! Учитывая тесную интеграцию всех типов сообщений в модуле Outbound Messenger, оповещение по факсу может быть альтернативой доставки голосового или SMS-сообщения. 

Рассылка SMS-сообщений

Рассылка SMS-сообщений осуществляется с помощью дополнительного оборудования. Если необходимо разослать небольшое количество SMS-сообщений, то для этого рекомендуется использовать GSM-модем. Если необходимо рассылать более 10 сообщений в минуту, то для этих целей рекомендуется использовать специализированный шлюз от провайдера GSM-услуг с поддержкой SMPP-протокола.  

Статистика

Результаты каждого звонка системы фиксируются в журнале регистрации рассылки, на основе которого формируются статистические отчеты о работе системы. Каждый звонок протоколируется и заносится в лог-файл. В режиме реального времени можно отследить текущее состояние каждой задачи. Любой статистический отчет можно экспортировать для дополнительного анализа.